Huurvoorwaarden en prijzen
Algemene voorwaarden
- Enkel onderwijskundige, wetenschappelijke en culturele activiteiten en academische plechtigheden zijn toegestaan in de lokalen van de UGent. Privéaangelegenheden, feesten of (studenten)fuiven worden nooit in aanmerking genomen.
- De lokalen worden ‘blanco’ verhuurd t.t.z. er is standaard geen technische bijstand voorzien. Een eigen technieker meebrengen, is niet toegestaan.
In volgende representatieve lokalen is technische bijstand inbegrepen in de basisprijs:
- Ceremoniezaal (Aula)
- Refter (Het Pand)
- Zaal August Vermeylen (Het Pand)
- Auditorium Leon De Meyer (UFO)
Bij het opstarten van de activiteit wordt 2h bijstand voorzien. Extra bijstand wordt gerekend aan 56 EUR/h excl. BTW. Voor elk begonnen uur wordt een volledig uur aangerekend.
In de ceremoniezaal (Aulacomplex) is de technieker gedurende de volledige duur van de activiteit aanwezig. De kostprijs van de technieker wordt toegevoegd conform de aangevraagde duur van de activiteit verminderd met 2h die voorzien zijn in de basisprijs.
- De aanvrager moet de lokalen netjes achterlaten en zorgen voor eigen afvalzakken die na de activiteit door de aanvrager terug meegenomen worden. Indien niet, zullen de kosten voor de schoonmaak en het ophalen van het afval doorgerekend worden.
- Het aanbrengen van opschriften, teksten, versieringen, signalisatie,…… kan enkel gebeuren in overleg met de verantwoordelijke van de UGent. In historische panden is het aanbrengen van opschriften, teksten, versieringen, signalisatie,… niet toegelaten.
- Gebruik van confetti, rookmachines, … zijn niet toegelaten. Het plaatsen van extra stroomgroepen is niet toegestaan.
- Geluidsinstallaties kunnen enkel geplaatst worden mits voorafgaandelijke goedkeuring en dienen in de aanvraag vermeld te worden. Zij mogen nooit aanleiding geven tot geluidshinder.
- Het plaatsen van tenten in binnentuinen van gebouwen en op verhardingen rondom gebouwen is enkel toegestaan mits goedkeuring door de interne dienst Veiligheid. Op eenvoudig verzoek van de UGent, legt de huurder/gebruiker het attest van goedkeuring voor.
- Tijdens activiteiten waarbij catering wordt voorzien, is het gebruik van elektrische toestellen enkel in de daartoe bedoelde ruimte/keuken toegestaan. Het gebruik van gasflessen is ten strengste verboden.
- Tentoonstellingen zullen enkel tijdens de openingsuren van de universiteit toegankelijk zijn, tenzij de organisatoren in permanent toezicht voorzien. Dit dient expliciet vermeld te worden in de aanvraag.
- De gebruikers staan in voor het eerbiedigen van het rookverbod in de beschikbaar gestelde lokalen.
- De toestemming tot het gebruik van de lokalen kan worden herroepen wanneer blijkt dat de aanvraag op misleidende verklaringen steunt.
- Onverminderd gevallen van overmacht, behoudt de UGent zich het recht voor om het lokaal niet ter beschikking te stellen.
Specifieke voorwaarden
Representatieve lokalen
- Aanvragen over catering doet u per mail naar auditoria@ugent.be
- Bij externe catering gelden de huurprijzen zoals vermeld onder 'Prijs'. De desgevallende organisatie met externe catering gebeurt in overleg met de verantwoordelijke van catering Het Pand.
- Het auditorium in paviljoen Vandenhove kan gebruikt worden voor doctoraatsverdedigingen en culturele en/of academische lezingen. Lesactiviteiten en commerciële activiteiten alsook recepties zijn niet toegelaten. Het is niet mogelijk om het auditorium op donderdagavond te huren.
Andere lokalen
In auditoria en leslokalen van de UGent is eten en drinken niet toegestaan.